Microsoft Project là một công cụ không thể thiếu cho các nhà quản lý dự án, đặc biệt trong việc lập kế hoạch và quản lý nguồn lực. Tuy nhiên, nhiều người vẫn mắc phải một số sai lầm cơ bản khi sử dụng phần mềm này, dẫn đến việc dự án bị chậm tiến độ, vượt quá ngân sách và không đạt được mục tiêu đề ra.
Các Sai Lầm Thường Gặp:
- Ước tính nguồn lực không chính xác:
- Nguyên nhân: Thiếu thông tin chi tiết về công việc, không tính đến các yếu tố như năng suất, nghỉ phép,hoặc các công việc phát sinh.
- Hậu quả: Dẫn đến thiếu hụt hoặc thừa thãi nguồn lực, gây lãng phí và ảnh hưởng đến tiến độ dự án.
- Cách khắc phục: Phân tích chi tiết công việc, thu thập thông tin đầy đủ từ các thành viên trong nhóm và dự phòng một lượng nguồn lực nhất định.
- Phân bổ nguồn lực không hợp lý:
- Nguyên nhân: Không cân nhắc đến khả năng của từng nguồn lực, phân bổ quá tải hoặc quá ít cho một công việc.
- Hậu quả: Gây ra tình trạng quá tải, stress cho nhân viên, làm giảm chất lượng công việc và tăng nguy cơ sai sót.
- Cách khắc phục: Sử dụng tính năng “Leveling” của MS Project để cân bằng tải lượng công việc, đồng thời phân bổ nguồn lực dựa trên kỹ năng và kinh nghiệm của từng người.
- Không cập nhật thông tin về nguồn lực thường xuyên:
- Nguyên nhân: Thiếu kỷ luật trong việc cập nhật thông tin về sự thay đổi của nguồn lực (ví dụ: nhân viên nghỉ phép, thiết bị hư hỏng).
- Hậu quả: Dẫn đến kế hoạch không còn phù hợp với thực tế, gây khó khăn trong việc điều chỉnh và kiểm soát dự án.
- Cách khắc phục: Thiết lập quy trình cập nhật thông tin rõ ràng và thường xuyên, sử dụng các tính năng báo cáo của MS Project để theo dõi tiến độ.
- Không xem xét các yếu tố bên ngoài:
- Nguyên nhân: Không tính đến các yếu tố như mùa vụ, lễ tết, hoặc các sự kiện bất ngờ có thể ảnh hưởng đến khả năng làm việc của nguồn lực.
- Hậu quả: Dự án dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khách quan, gây chậm trễ và tăng chi phí.
- Cách khắc phục: Phân tích các yếu tố bên ngoài, tạo các kịch bản dự phòng và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
- Không sử dụng các tính năng nâng cao của MS Project:
- Nguyên nhân: Không tận dụng hết các tính năng phân tích, báo cáo của phần mềm để quản lý nguồn lực hiệu quả.
- Hậu quả: Mất đi nhiều cơ hội để tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và giảm thiểu rủi ro.
- Cách khắc phục: Tìm hiểu và sử dụng các tính năng như “Resource Graph”, “Resource Usage View”,”Resource Sheet” để theo dõi và phân tích sử dụng nguồn lực.